Schritte für Flottenmanager (Dashboard)
Payment+ aktivieren – Onboarding bei secupay AG
Um Payment+ zu nutzen, ist ein einmaliges Onboarding bei unserem Zahlungspartner secupay AG erforderlich. Dieses Onboarding ist geldwäscherechtlich vorgeschrieben und muss direkt zwischen Ihnen und secupay erfolgen.
So gehen Sie vor:
Nehmen Sie Kontakt auf unter [email protected] – mit Verweis auf Ihre Kundenbeziehung zur LOCIO GmbH.
Bei Fragen zu den Verträgen können Sie sich ebenfalls direkt an [email protected] wenden.
Wichtig: Nach Abschluss des Onboardings bei secupay läuft sämtliche weitere Kommunikation, Dokumentation und Steuerung der Transaktionen ausschließlich über LOCIO. Ihre Dienstwagenfahrenden stehen ausschließlich mit LOCIO im Austausch – secupay läuft vollständig im Hintergrund.
Registrierung im Dashboard
Nach erfolgreicher Registrierung und Prüfung durch LOCIO erhalten Sie zwei Emails, eine zum festlegen Ihres Passwortes, und eine Bestätigung dass Ihr Zugang erfolgreich eingerichtet wurde. Dies passiert in der Regel innerhalb von zwei Werktagen.
Angabe der buchhalterischen Informationen
Bitte füllen Sie dieses Formular vollständig aus, um alle relevanten Daten für Ihre Zahlungsübersichten zu erfassen.
Achten Sie darauf, dass die Zahlungsübersichten für jede Gesellschaft an die richtige E-Mail-Adresse gesendet werden. So stellen wir sicher, dass alle Daten korrekt und an den richtigen Empfänger übermittelt werden.
Festlegung der Abrechnungsrichtlinien
Diese Einstellungen können Sie optional im Menüpunkt "Richtlinienverwaltung" im Dashboard vornehmen:
Abrechnungsdeadline: Legen Sie fest, bis zu welchem Datum Fahrer monatlich ihre Belege erstellen müssen. (Empfehlung: zum 10. eines Monats)
Präferenzen: Wählen Sie aus, welche Informationen (z. B. Namen, Fahrzeugdetails) auf den Belegen erscheinen sollen.
Kilometerstandsabfragen: Legen Sie einen regelmäßigen Turnus fest, in dem die Kilometerstandsabfragen durchgeführt werden sollen.
Exportanpassungen: Passen Sie die Datenfelder des Exports an
Einladung der Dienstwagenfahrenden
Bitte laden Sie alle Dienstwagenfahrenden über die Funktion „FahrerIn einladen" im Dashboard ein.
Ablauf:
Der Einladungslink wird automatisch per E-Mail versendet.
Nach Bestätigung erscheint der Fahrer / die Fahrerin im Dashboard und kann dort verwaltet werden.
Über „Einladungen ansehen" können Sie den Status jederzeit prüfen.
Einladungen können erneut versendet werden.
Nicht angenommene Einladungen verfallen automatisch nach 4 Wochen.
Wichtig:
Achten Sie beim Versand auf die korrekte Auswahl der Gesellschaft.
Stellen Sie sicher, dass alle aktiven UserInnen ihre Einladung angenommen haben, da nur so – je nach Lizenzmodell – der volle Leistungsumfang gewährleistet werden kann.
Die FahrerInnen dürfen die Dashboard-Einladung erst annehmen, nachdem Sie ihren Account erstellt haben. Ansonsten wird dieser nicht korrekt zugeordnet.
Hinweis zur Abrechnung (bundesweite Pauschale)
Bei Abrechnung nach der bundesweiten Pauschale gilt zusätzlich:
Der Dashboard-Beitritt muss vor Erstellung des ersten Auslagenersatzbelegs erfolgen.
Erfolgt der Beitritt nachträglich, führt dies zu einem unterjährigen Wechsel der Abrechnungsmethode - In diesem Fall muss das Fuhrparkmanagement eigenständig eine Lösung für die betroffenen NutzerInnen sicherstellen, da keine automatische systemseitige Anpassung erfolgt.
Überprüfung der Einladungen
Kontrollieren Sie im Dashboard, ob alle Fahrer die Einladung bestätigt haben. Nutzen Sie dazu den Button "Einladungen ansehen".
Erinnern Sie Fahrer gegebenenfalls erneut, ihre Einladung zu bestätigen, da deren Ladetätigkeiten sonst nicht im Dashboard sichtbar sind.
Nur wenn die Einladung bestätigt wurde, kann die automatische Rückerstattung erfolgen
Voraussetzungen für die automatische Rückerstattung der Dienstwagenfahrenden
Hinterlegung eines gültigen Stromtarifs
Dienstwagenfahrende müssen in der App einen gültigen Stromtarif hinterlegen, um Belege für Ladekosten erstellen zu können.
Dieser Schritt ist verpflichtend und wird auch im Dashboard angezeigt.
Sofern in den Unternehmenseinstellungen die Bundesweite Strompreispauschale hinterlegt ist, fällt dieser Schritt weg.
Belegerstellung und Abrechnungsfristen
Dienstwagenfahrende müssen ihre Ladekosten über die App einreichen, indem sie die Funktion "Beleg erstellen" nutzen.
Belege, die nach der von Ihnen festgelegten Deadline eingereicht werden, erscheinen im Sammelbeleg des Folgemonats.
Fahrerregistrierung
Rückerstattungen sind erst möglich, wenn der Registrierungsprozess des Dienstwagenfahrenden vollständig abgeschlossen ist und die Bankverbindung im LOCIO Profil hinterlegt wurde.
Zahlungsvoraussetzungen
Rückerstattungen erfolgen erst, wenn die Zahlungsübersicht beglichen wurde.