Schritte für Flottenmanager (Dashboard)
Registrierung im Dashboard
Nach erfolgreicher Registrierung und Prüfung durch LOCIO erhalten Sie zwei Emails, eine zum festlegen Ihres Passwortes, und eine Bestätigung dass Ihr Zugang erfolgreich eingerichtet wurde. Dies passiert in der Regel innerhalb von zwei Werktagen.
Einladung der Dienstwagenfahrenden
Bitte laden Sie alle Dienstwagenfahrenden über die Funktion „FahrerIn einladen“ im Dashboard ein.
Ablauf:
Der Einladungslink wird automatisch per E-Mail versendet.
Nach Bestätigung erscheint der Fahrer / die Fahrerin im Dashboard und kann dort verwaltet werden.
Über „Einladungen ansehen“ können Sie den Status jederzeit prüfen.
Einladungen können erneut versendet werden.
Nicht angenommene Einladungen verfallen automatisch nach 4 Wochen.
Wichtig:
Achten Sie beim Versand auf die korrekte Auswahl der Gesellschaft.
Stellen Sie sicher, dass alle aktiven UserInnen ihre Einladung angenommen haben, da nur so – je nach Lizenzmodell – der volle Leistungsumfang gewährleistet werden kann.
Die FahrerInnen dürfen die Dashboard-Einladung erst annehmen, nachdem Sie ihren Account erstellt haben. Ansonsten wird diese nicht korrekt zugeordnet.
Hinweis zur Abrechnung (bundesweite Pauschale)
Bei Abrechnung nach der bundesweiten Pauschale gilt zusätzlich:
Der Dashboard-Beitritt muss vor Erstellung des ersten Auslagenersatzbelegs erfolgen.
Erfolgt der Beitritt nachträglich, führt dies zu einem unterjährigen Wechsel der Abrechnungsmethode - In diesem Fall muss das Fuhrparkmanagement eigenständig eine Lösung für die betroffenen NutzerInnen sicherstellen, da keine automatische systemseitige Anpassung erfolgt.
Festlegung der Abrechnungsrichtlinien
Diese Einstellungen können Sie optional im Menüpunkt "Richtlinienverwaltung" im Dashboard vornehmen:
Abrechnungsdeadline: Legen Sie fest, bis zu welchem Datum Fahrer monatlich ihre Belege erstellen müssen.
Präferenzen: Wählen Sie aus, welche Informationen (z. B. Namen, Fahrzeugdetails) auf den Belegen erscheinen sollen.
Kilometerstandsabfragen: Legen Sie einen regelmäßigen Turnus fest, in dem die Kilometerstandsabfragen durchgeführt werden sollen.
Exportanpassungen: Passen Sie die Datenfelder des Exports an
Überprüfung der Einladungen
Kontrollieren Sie im Dashboard, ob alle Fahrer die Einladung bestätigt haben. Nutzen Sie dazu den Button "Einladungen ansehen".
Erinnern Sie Fahrer gegebenenfalls erneut, ihre Einladung zu bestätigen, da deren Ladetätigkeiten sonst nicht im Dashboard sichtbar sind.
Voraussetzungen für die Rückerstattung der Dienstwagenfahrenden
Hinterlegung eines gültigen Stromtarifs
Dienstwagenfahrende müssen in der App einen gültigen Stromtarif hinterlegen, um Belege für Ladekosten erstellen zu können.
Dieser Schritt ist verpflichtend und wird auch im Dashboard angezeigt.
Belegerstellung
Dienstwagenfahrende müssen ihre Ladekosten über die App einreichen, indem sie die Funktion "Beleg erstellen" nutzen.
Die Belege werden nach erneuter Prüfung durch das LOCIO System automatisch an die vom Dienstwagenfahrende hinterlegte Empfänger - Emailadresse gesendet.