Schritte für Flottenmanager (Dashboard)
Registrierung im Dashboard
Nach erfolgreicher Registrierung und Prüfung durch LOCIO erhalten Sie zwei Emails, eine zum festlegen Ihres Passwortes, und eine Bestätigung dass Ihr Zugang erfolgreich eingerichtet wurde. Dies passiert in der Regel innerhalb von zwei Werktagen.
Einladung der Dienstwagenfahrenden
Laden Sie alle Dienstwagenfahrenden über die Funktion "FahrerIn einladen" im Dashboard ein.
Der Einladungslink wird per E-Mail an die Fahrer gesendet.
Sobald dieser bestätigt wurde, sehen Sie den Fahrer / die Fahrerin im Dashboard
Hinweis: Achten Sie beim Versenden der Einladung darauf, die richtige Gesellschaft auszuwählen
Hinterlegen der Bankverbindung
Für die Ausschüttung der Rückerstattungen direkt an die FahrerInnen, muss im LOCIO Profil die IBAN hinterlegt werden.
Angabe der buchhalterischen informationen
Bitte füllen Sie dieses Formular vollständig aus, um alle relevanten Daten für Ihre Zahlungsübersichten zu erfassen. Tragen Sie alle buchhaltungsrelevanten Informationen ein, damit diese korrekt auf Ihren Zahlungsübersichten ausgewiesen werden können. Achten Sie darauf, dass die Zahlungsübersichten für jede Gesellschaft an die richtige E-Mail-Adresse gesendet werden. So stellen wir sicher, dass alle Daten korrekt und an den richtigen Empfänger übermittelt werden.
Festlegung der Abrechnungsrichtlinien
Diese Einstellungen können Sie optional im Menüpunkt "Richtlinienverwaltung" im Dashboard vornehmen:
Abrechnungsdeadline: Legen Sie fest, bis zu welchem Datum Fahrer monatlich ihre Belege erstellen müssen. (Empfehlung: zum 10. eines Monats)
Präferenzen: Wählen Sie aus, welche Informationen (z. B. Namen, Fahrzeugdetails) auf den Belegen erscheinen sollen.
Kilometerstandsabfragen: Legen Sie einen regelmäßigen Turnus fest, in dem die Kilometerstandsabfragen durchgeführt werden sollen.
Exportanpassungen: Passen Sie die Datenfelder des Exports an
Überprüfung der Einladungen
Kontrollieren Sie im Dashboard, ob alle Fahrer die Einladung bestätigt haben. Nutzen Sie dazu den Button "Einladungen ansehen".
Erinnern Sie Fahrer gegebenenfalls erneut, ihre Einladung zu bestätigen, da deren Ladetätigkeiten sonst nicht im Dashboard sichtbar sind.
Nur wenn die Einladung bestätigt wurde, kann die automatische Rückerstattung erfolgen
Auswahl der Empfänger für Zahlungsübersichten
Füllen Sie dieses Formular aus, um die Empfänger-Email Adressen für die Zahlungsübersichten je Gesellschaft festzulegen.
Voraussetzungen für die automatische Rückerstattung der Dienstwagenfahrenden
Hinterlegung eines gültigen Stromtarifs
Dienstwagenfahrende müssen in der App einen gültigen Stromtarif hinterlegen, um Belege für Ladekosten erstellen zu können.
Dieser Schritt ist verpflichtend und wird auch im Dashboard angezeigt.
Belegerstellung und Abrechnungsfristen
Dienstwagenfahrende müssen ihre Ladekosten über die App einreichen, indem sie die Funktion "Beleg erstellen" nutzen.
Belege, die nach der von Ihnen festgelegten Deadline eingereicht werden, erscheinen im Sammelbeleg des Folgemonats.
Fahrerregistrierung
Rückerstattungen sind erst möglich, wenn der Registrierungsprozess des Dienstwagenfahrenden vollständig abgeschlossen ist.
Zahlungsvoraussetzungen
Rückerstattungen erfolgen erst, wenn die Zahlungsübersicht beglichen wurde.