Schritte für Flottenmanager (Dashboard)
Registrierung im Dashboard
Nach erfolgreicher Registrierung und Prüfung durch LOCIO erhalten Sie zwei Emails, eine zum festlegen Ihres Passwortes, und eine Bestätigung dass Ihr Zugang erfolgreich eingerichtet wurde. Dies passiert in der Regel innerhalb von zwei Werktagen.
Einladung der Dienstwagenfahrenden
Laden Sie alle Dienstwagenfahrenden über die Funktion "FahrerIn einladen" im Dashboard ein.
Der Einladungslink wird per E-Mail an die Fahrer gesendet.
Sobald dieser bestätigt wurde, sehen Sie den Fahrer / die Fahrerin im Dashboard
Hinweis: Achten Sie beim Versenden der Einladung darauf, die richtige Gesellschaft auszuwählen
Festlegung der Abrechnungsrichtlinien
Diese Einstellungen können Sie optional im Menüpunkt "Richtlinienverwaltung" im Dashboard vornehmen:
Abrechnungsdeadline: Legen Sie fest, bis zu welchem Datum Fahrer monatlich ihre Belege erstellen müssen.
Präferenzen: Wählen Sie aus, welche Informationen (z. B. Namen, Fahrzeugdetails) auf den Belegen erscheinen sollen.
Kilometerstandsabfragen: Legen Sie einen regelmäßigen Turnus fest, in dem die Kilometerstandsabfragen durchgeführt werden sollen.
Exportanpassungen: Passen Sie die Datenfelder des Exports an
Überprüfung der Einladungen
Kontrollieren Sie im Dashboard, ob alle Fahrer die Einladung bestätigt haben. Nutzen Sie dazu den Button "Einladungen ansehen".
Erinnern Sie Fahrer gegebenenfalls erneut, ihre Einladung zu bestätigen, da deren Ladetätigkeiten sonst nicht im Dashboard sichtbar sind.
Voraussetzungen für die Rückerstattung der Dienstwagenfahrenden
Hinterlegung eines gültigen Stromtarifs
Dienstwagenfahrende müssen in der App einen gültigen Stromtarif hinterlegen, um Belege für Ladekosten erstellen zu können.
Dieser Schritt ist verpflichtend und wird auch im Dashboard angezeigt.
Belegerstellung
Dienstwagenfahrende müssen ihre Ladekosten über die App einreichen, indem sie die Funktion "Beleg erstellen" nutzen.
Die Belege werden nach erneuter Prüfung durch das LOCIO System automatisch an die vom Dienstwagenfahrende hinterlegte Empfänger - Emailadresse gesendet.