Es kann mehrere Gründe geben, warum Ihre Rückerstattung noch nicht eingegangen ist. Bitte prüfen Sie zunächst, welches Abrechnungsmodell Ihr Arbeitgeber nutzt.
📄 Szenario 1: Standard-Abrechnung (ohne Payment+)
Bei der Standard-Abrechnung erhalten Sie einen PDF-Beleg mit Energietarifnachweis für den Auslagenersatz. Dieser wird sowohl an Sie als auch an die von Ihnen hinterlegte Empfängeradresse gesendet.
Mögliche Ursachen für eine verzögerte Rückerstattung:
Der Beleg wurde nicht korrekt eingereicht oder enthielt Fehler.
Interne Fristen Ihres Unternehmens wurden nicht eingehalten.
Der Beleg per E-Mail wurde nicht zugestellt (ggf. Spam-Ordner prüfen).
In der LOCIO-App ist kein gültiger Stromtarif hinterlegt – dies ist Voraussetzung für die Belegerstellung.
Prozessablauf:
Sie erstellen monatlich einen Auslagenersatzbeleg in der LOCIO App.
Das LOCIO-System überprüft den Beleg auf Korrektheit.
Ist alles korrekt, wird der Beleg an Sie sowie an Ihre hinterlegte Empfängeradresse gesendet.
Wichtig: Nach der erfolgreichen Erstellung und Zustellung des Belegs ist LOCIO nicht weiter in den Rückerstattungsprozess involviert. Ab diesem Punkt greifen Ihre internen Prozesse zur Bearbeitung von Auslagenersatzbelegen. Wenden Sie sich bei weiteren Unklarheiten bitte an Ihr Flottenmanagement oder Ihre Buchhaltung.
💳 Szenario 2: Automatische Abrechnung (Payment+)
Wenn Ihr Arbeitgeber Payment+ nutzt, wird die Rückerstattung automatisch über einen Zahlungsdienstleister (PSP) abgewickelt. In diesem Fall gibt es spezifische Gründe, warum Ihre Auszahlung ausbleiben kann:
So funktioniert die automatische Abrechnung (Payment+):
Sie erstellen Ihren Beleg in der LOCIO App bis zur vom Flottenmanagement gesetzten Deadline.
LOCIO fasst alle Belege des Unternehmens zu einer monatlichen Gesamtabrechnung zusammen.
Nach Begleichung der Gesamtabrechnung durch Ihr Unternehmen wird die Rückerstattung automatisch an Sie ausgezahlt.
Hinweis zum Beleg-Download: Bei Payment+ ist der manuelle Download des Belegs in der App deaktiviert, um doppelte Einreichungen zu vermeiden. Benötigen Sie eine Kopie, wenden Sie sich bitte an Ihr Flottenmanagement.
Mögliche Fehler-Ursachen:
Gesamtabrechnung noch nicht beglichen:
LOCIO fasst alle Belege der FahrerInnen eines Unternehmens innerhalb einer Abrechnungsperiode (1 Monat) zu einer Gesamtabrechnung zusammen. Die einzelnen Rückerstattungen werden erst ausgezahlt, nachdem das Unternehmen die Gesamtabrechnung an den PSP beglichen hat.Nicht für Payment+ registriert:
Um an der automatischen Abrechnung teilzunehmen, benötigt LOCIO folgende Informationen von Ihnen:Ihren vollständigen Namen
Die E-Mail-Adresse, mit der Ihr LOCIO-Konto eingerichtet wurde
Ihre IBAN zur Auszahlung der Erstattungen
Bitte wenden Sie sich an Ihr Flottenmanagement, um einen Registrierungslink zu erhalten. Hinweis: Der Registrierungslink läuft nach 1 Monat ab und muss ggf. erneut angefordert werden.
Dashboard-Einladung nicht angenommen (oder erst kürzlich):
Die automatische Rückerstattung ist nur möglich, wenn Sie die Einladung Ihres Flottenmanagements zum LOCIO-Dashboard angenommen haben. Sollte dies erst kürzlich erfolgt sein, kann es dazu kommen, dass Ihre Auszahlung erst im nächsten Monatszyklus berücksichtigt wird und sich daher die Auszahlung verzögert.Einreichungsfrist überschritten:
Falls Sie die vom Flottenmanagement festgelegte Frist zur Einreichung Ihres Belegs verpasst haben (z. B. bis zum 10. eines Monats), wird Ihre Rückerstattung erst im nächsten Abrechnungsmonat berücksichtigt.Kein gültiger Stromtarif hinterlegt:
Dienstwagenfahrende müssen in der App einen gültigen Stromtarif hinterlegen, um Belege für Ladekosten erstellen zu können. Dieser Schritt ist verpflichtend (außer bei Abrechnung nach der bundesweiten Strompreispauschale).
🙋 Weiterhin offene Fragen?
Sollten alle oben genannten Punkte geprüft sein und weiterhin Unklarheiten bestehen, wenden Sie sich bitte an:
Ihr Flottenmanagement – für Fragen zur Registrierung, Fristen und Abrechnungsmodalitäten
Ihre Buchhaltung – für Fragen zur Bearbeitung und Auszahlung des Auslagenersatzes
Unseren Support unter [email protected]